ORDENANZAS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO

ESTADO BOLIVARIANO DE MERIDA

GACETA MUNICIPAL

Se tendrá como publicados y en vigencia las ordenanzas y demás instrumentos Jurídicos Municipales que aparecen en esta GACETA MUNICIPAL salvo disposición legal en contrario.

En consecuencia, las Autoridades Públicas y los particulares quedan obligados a su cumplimiento.

Esta GACETA MUNICIPAL se tendrá como documento Público a todos los efectos legales.

AÑO XXVI Pueblo Llano, 26 de Julio de 2016. Nº 7 Ordinario.

SUMARIO:

Publicación de Ordenanza de Creación, Funcionamiento y Organización del Archivo General del Municipio Pueblo Llano, Estado Bolivariano de Mérida, Aprobada en Sesión Ordinaria de fecha 26 de Julio del 2016, Acta Nº 25, Punto Nº 5,  a los 26 días del Mes de Julio del 2016..

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO

ESTADO BOLIVARIANO DE MERIDA

GACETA MUNICIPAL

Las Ordenanzas, Acuerdos, Decretos, Resoluciones y otros Instrumentos que sean publicados en esta Gaceta tienen carácter Oficial y su cumplimiento es obligatorio.

Pueblo Llano, xxx de xxx de 1016.

SUMARIO

ORDENANZAS

ORDENANZA DE CREACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO, ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA. 

EL CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MERIDA

En uso de sus atribuciones legales que le confiere los Artículos 168, 169, 175 y 178 numeral 1 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con los Artículos 5, 54 ordinales 1 y 6, 56 numeral 2, literales a ,e, i, 92, 95 numeral 1, 96 numeral 5, de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal sanciona la presente ORDENANZA DE CREACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO, ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA.  

Exposición de Motivos

            Los Archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, estado o municipio, por cuanto en su  documentación se expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Los archivos recopilan, conservan y difunden la información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función  de las actividades que realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos con soporte de papel o de cualquier otra naturaleza como los mecánicos o electrónicos: cintas de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, planos, croquis, etc., cuya importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación y la comunidad, así como para el desarrollo económico, social, científico, tecnológico y  para el fomento de la cultura y la consolidación de la  identidad nacional.

            Los archivos constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones y la gestión administrativa. Como centros de información institucional contribuyen a la continuidad y eficiencia de la administración pública que funciona y se expresa a través de los documentos que produce. Con archivos bien organizados, los funcionarios ahorrarán tiempo y recursos en la búsqueda de información que conducirá en una eficiente administración.

            Para acceder  a esta información  y poder utilizarla cuando se requiera, se debe organizar técnicamente teniendo en cuenta los conceptos y métodos de la Archivística.

            Los archivos son también los recursos de que se vale el investigador para conocer la historia de una sociedad: conociendo el pasado se puede interpretar más certeramente el presente. En los archivos se encuentran los documentos que constituyen fuentes de primera mano para descubrir la verdad y encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos. Son útiles las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía y, en general, para conocer los procesos sociales, políticos, científicos, tecnológicos y culturales.

 La larga historia de esfuerzo y lucha de nuestros antepasados pueblollaneros se encuentra escrita y dispersa en viejos infolios diseminados en varios archivos, entre ellos  el Archivo Nacional de Bogotá, Colombia; Archivo de Indias en Sevilla, España; Archivo de la Nación, Caracas; Archivo General del Estado Mérida; Archivo Arquidiócesano de Mérida; Archivo del Registro Municipal de Timotes; Archivo del Antiguo Juzgado del Municipio Pueblo Llano; Archivo de la antigua Junta Comunal del Municipio, entre otros. Razón por la cual, es de suma importancia que todo este bagaje documental (algunos de ellos en copias, microfilm u otro dispositivo digital) repose en un sitio adecuado dentro del municipio, administrado por un personal competente que permita rescatar, conservar, ordenar y difundir para las generaciones presentes y futuras este patrimonio que le pertenece a todos los pueblollaneros.

            A partir de la presente Ordenanza el Archivo General del Municipio Pueblo Llano se transformará en una importante fuente de consulta para estudiantes e investigadores del Municipio y de otros lugares que estén interesados en nuestra historia. La organización del mismo generará y auspiciará exposiciones permanentes de documentos, libros, fotografías, objetos arqueológicos, artesanales y otras actividades conexas con el archivo; es decir que será una institución dinámica, plurifuncional y no un cementerio de papeles.

CAPITULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1. Se crea el Archivo General del Municipio Pueblo Llano, estado Bolivariano de Mérida, el cual se regirá por la presente Ordenanza, sus reglamentos y otras disposiciones que sean dictadas al efecto.

Artículo 2. El Archivo General del Municipio Pueblo Llano tendrá como objetivo fundamental el rescate, organización, conservación y salvaguarda del fondo documental administrativo e histórico producidos y recibidos por las distintas dependencias del Concejo Municipal y Alcaldía. Actuará, igualmente, como organismo centralizador de fondos documentales históricos de otras instituciones públicas y privadas del municipio.

Artículo 3. El Archivo General podrá recibir en guarda y custodia, mediante convenios y sin menoscabo de su propiedad, documentos sin vigencia administrativa de organismos públicos locales, estadales y nacionales con sede en la jurisdicción del Municipio Pueblo Llano, de organismos privados o de particulares, que por voluntad propia consideren pertinente entregar al Archivo, documentación en guarda y custodia o por vía de donación.

CAPITULO II

De las funciones del Archivo

Artículo 4. El Archivo General del Municipio Pueblo Llano tendrá como principales funciones las siguientes:

1.- Diseñar la política archivística del municipio.

2.- Localizar, rescatar, organizar y conservar el patrimonio documental archivístico público del Municipio Pueblo Llano y otros documentos que reciba por convenios o en guarda y custodia. 

3.-  Asesorar a la administración pública en general en la producción y gestión documental, así como promover la organización técnica de sus fondos documentales. 

4.- Asesorar, a solicitud de parte, a organismos no gubernamentales y privados y a los particulares en la organización  y conservación de sus fondos documentales.  

5.- Concientizar a la comunidad de Pueblo Llano acerca de la necesidad de conservar el Patrimonio Archivístico.

6.- Realizar el censo-diagnóstico e inventario de los archivos y repositorios documentales públicos del Municipio. Igualmente de los privados, previo acuerdo con los respectivos propietarios.

7.- Realizar un inventario de documentación referida a la historia del Municipio Pueblo Llano en archivos regionales, nacionales y extranjeros, a los fines de su reproducción o transcripción para ser incorporados al Archivo General del Municipio Pueblo Llano.

8.- Celebrar convenios con organismos públicos o privados, municipales, estadales, nacionales o internacionales, con el fin de promover la modernización y ampliación del Archivo General del Municipio, de sus recursos y servicios. 

9.- Promover cursos y talleres de capacitación archivística para la formación de recursos humanos encargados de custodiar el patrimonio archivístico del municipio.

10.- Velar por el estricto cumplimiento del ordenamiento legal en materia de archivos.

11.-  Incrementar sus fondos mediante el ingreso de documentación de interés para el Municipio, por cualquier medio lícito.

12.- Facilitar el desarrollo de proyectos de investigación en el campo de las ciencias sociales, particularmente en la historia local o regional.

13.- Promover visitas guiadas para estudiantes de las diferentes instituciones educativas del municipio con el propósito de dar a conocer y valorar nuestro acervo documental.

14.- Cualesquiera otras funciones que por vía reglamentaria le fueren asignadas.

CAPITULO III

De la Organización del Archivo General del Municipio Pueblo Llano 

Artículo 5.- El Archivo estará adscrito a la Alcaldía del Municipio y tendrá rango de Dirección.

Artículo 6.- El Archivo estará a cargo de un Director que será nombrado por el Alcalde del Municipio Pueblo Llano y éste ocupará un cargo de libre nombramiento  y remoción, cargo 99 de la Administración Pública y contará con el personal que sea necesario para el cumplimiento de sus actividades. El Director debe tener una formación en Archivística o Archivología con conocimientos de Historia de Venezuela, historia local, con credenciales de formación permanente en la materia y de reconocida solvencia moral.

Artículo 7.- Son atribuciones del Director del Archivo General del Municipio Pueblo Llano de acuerdo a la presente Ordenanza:

a) Ejercer la dirección y representación legal del Archivo.

b) Planificar las actividades  del Archivo y formular las políticas archivísticas del municipio.

c) Presentar al Alcalde y a la Cámara Municipal el proyecto de presupuesto anual del archivo.

d) Coordinar y ejecutar las transferencias de documentos sin vigencia administrativa al Archivo, así como velar por su conservación y custodia.

e) Presentar al Alcalde el informe anual de actividades del Archivo.

f) Promover relaciones con archivos afines nacionales e internacionales.

g) Dirigir al personal adscrito al Archivo y cumplir con las disposiciones que en materia de administración de personal establezcan las ordenanzas.

h) Fomentar la investigación histórica local.

i) Crear un departamento para la guarda y custodia de material fotográfico, mapas, banderas, cintas magnetofónicas, acetatos y otros elementos que tengan que ver con la memoria histórica del municipio.

j) Propiciar la capacitación archivística del personal del Archivo y de otros organismos públicos del municipio.

k) Autorizar y certificar con su firma y sello las copias que se expidan de documentos que reposan en el Archivo.

l) Coordinar la publicación, distribución y salvaguarda de la Gaceta Municipal.

m) Formar parte de la Comisión Municipal de Patrimonio Histórico-Cultural del Municipio Pueblo Llano.

n) Las demás que se le otorguen por otras disposiciones que dicte la Alcaldía del Municipio Pueblo Llano.

Artículo 8.- Además del Director, el Archivo  contará con el personal necesario para el cumplimiento de sus objetivos, el cual será seleccionado por concurso de credenciales y nombrado por el Alcalde.

CAPITULO IV

Disposiciones finales

Artículo 9.- Los documentos sin vigencia administrativa y los históricos que actualmente se encuentran bajo custodia del Concejo Municipal, Alcaldía y otras dependencias administrativas del municipio, pasarán a formar parte del Archivo General del Municipio Pueblo Llano a partir de la promulgación de la presente Ordenanza.

Artículo 10.- Los organismos y dependencias de la Alcaldía y Concejo Municipal están obligados a transferir periódicamente al Archivo General del Municipio la documentación sin vigencia administrativa, de acuerdo con los reglamentos de transferencia que al efecto se aprueben.

Parágrafo Único: Los organismos y dependencias de la administración central, regional y de la descentralizada con sede en la jurisdicción del Municipio, previos convenios o acuerdos correspondientes, transferirán de igual manera al Archivo General del Municipio, los documentos sin vigencia administrativa de conformidad con las pautas convencionales y con los reglamentos que al efecto aprueben los organismos propietarios de los documentos.

Artículo 11.- Queda prohibida la salida de documentos de la sede del Archivo General del Municipio, excepto por razones de conservación o de exposición, previa opinión del Director del Archivo y autorización expresa del Alcalde del Municipio.

Artículo 12.- Los funcionarios responsables de los archivos de oficinas de la Administración Municipal deberán mantenerlos debidamente organizados y custodiados, de conformidad con los reglamentos que regulen su funcionamiento y al concluir su gestión, deberán entregarlos a sus sustitutos debidamente inventariados.

Parágrafo  Primero: El incumplimiento de esta obligación dará lugar a las sanciones legales correspondientes.

Parágrafo Segundo: El Director del Archivo General del Municipio deberá velar para que esta disposición sea acogida voluntariamente en otras dependencias públicas que funcionen en jurisdicción del Municipio Pueblo Llano.

Artículo 13.- El Director del Archivo General tendrá libre acceso a los archivos y acervo documental del Municipio, a menos que haya un impedimento legal transitorio que se lo impida.

Artículo 14.- Cualquier persona que dolosa o culposamente cause daños, sustraiga documentos públicos o privados de los Archivos del Municipio será sancionada con las normas penales, civiles o administrativas correspondientes.

Artículo 15.- El Archivo General del Municipio contará con los recursos necesarios para su funcionamiento, tales como los aportes económicos anuales que se  le asignen en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos del Municipio, los provenientes de organismos promotores de la cultura y los derivados de donaciones y legados que se le otorguen.

Artículo 16.- La Alcaldía del Municipio proveerá al Archivo General de una sede provisional adecuada, consistente de dos oficinas continuas en la segunda planta de la Casa Municipal, que cumplan con todas las normas establecidas para la preservación de documentos, además, de  personal idóneo y de presupuesto justo para su cabal funcionamiento.

Parágrafo Único: La administración Municipal hará todas las gestiones pertinentes para que el Archivo General del Municipio Pueblo Llano tenga al corto plazo una edificación propia que reúna con todos los requisitos modernos para la salvaguarda del patrimonio documental del municipio.

Artículo 17.- El Archivo General contará con un departamento especial donde se resguarden documentos con soporte diferente al de papel como cintas, discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, planos, croquis, entre otros, cuya importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación y la comunidad en general.

Artículo 18.- La presente Ordenanza entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Municipal.

Dada, firmada, sellada y refrendada en el Salón donde celebra sus sesiones el Concejo Municipal de Pueblo Llano del estado Bolivariano de Mérida, a los 26 días del mes de Julio de 2016.

 Años 205 de la Independencia, 156 de la Federación y 17 de la Revolución.

Publíquese y Ejecútese

            Reinaldo García

Presidente del Concejo Municipal

                                               Refrendado

Lcda. Zulema K. Barrios

Secretaria Municipal

En Pueblo Llano a los 26 días del mes Julio de 2016.

                                                           T.S.U. Fredis Rondón Santiago

                                                                                Alcalde