REPUBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONCEJO
MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO
ESTADO
BOLIVARIANO DE MERIDA
GACETA
MUNICIPAL
Se tendrá como publicados y
en vigencia las ordenanzas y demás instrumentos Jurídicos Municipales que
aparecen en esta GACETA MUNICIPAL salvo
disposición legal en contrario.
En consecuencia, las
Autoridades Públicas y los particulares quedan obligados a su cumplimiento.
Esta GACETA MUNICIPAL se tendrá como documento Público a todos los
efectos legales.
AÑO XXVI Pueblo Llano, 26 de
Julio de 2016. Nº 7 Ordinario.
SUMARIO:
Publicación de Ordenanza de
Creación, Funcionamiento y Organización del Archivo General del Municipio
Pueblo Llano, Estado Bolivariano de Mérida, Aprobada en Sesión Ordinaria de
fecha 26 de Julio del 2016, Acta Nº 25, Punto Nº 5, a los 26 días del Mes de Julio del 2016..
REPUBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONCEJO
MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO
ESTADO
BOLIVARIANO DE MERIDA
GACETA
MUNICIPAL
Las
Ordenanzas, Acuerdos, Decretos, Resoluciones y otros Instrumentos que sean
publicados en esta Gaceta tienen carácter Oficial y su cumplimiento es
obligatorio.
Pueblo Llano, xxx de xxx de
1016.
SUMARIO
ORDENANZAS
ORDENANZA
DE CREACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
PUEBLO LLANO, ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA.
EL
CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MERIDA
En uso de sus atribuciones
legales que le confiere los Artículos 168, 169, 175 y 178 numeral 1 de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con los
Artículos 5, 54 ordinales 1 y 6, 56 numeral 2, literales a ,e, i, 92, 95 numeral
1, 96 numeral 5, de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal sanciona la
presente ORDENANZA DE CREACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO
GENERAL DEL MUNICIPIO PUEBLO LLANO, ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA.
Exposición
de Motivos
Los Archivos
constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, estado o
municipio, por cuanto en su
documentación se expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones
y actividades. Los archivos recopilan, conservan y difunden la información
registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en
función de las actividades que realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos con soporte de papel o de
cualquier otra naturaleza como los mecánicos o electrónicos: cintas de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas,
dibujos, mapas, planos, croquis, etc., cuya importancia se podrá comprender a
partir del valor que tienen para la administración, la investigación y la
comunidad, así como para el desarrollo económico, social, científico,
tecnológico y para el fomento de la
cultura y la consolidación de la
identidad nacional.
Los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones y la
gestión administrativa. Como centros de información institucional contribuyen a
la continuidad y eficiencia de la administración pública que funciona y se
expresa a través de los documentos que produce. Con archivos bien organizados,
los funcionarios ahorrarán tiempo y recursos en la búsqueda de información que
conducirá en una eficiente administración.
Para acceder a esta información y poder utilizarla cuando se requiera, se
debe organizar técnicamente teniendo en cuenta los conceptos y métodos de la
Archivística.
Los archivos son
también los recursos de que se vale el investigador para conocer la historia de
una sociedad: conociendo el pasado se puede interpretar más certeramente el
presente. En los archivos se encuentran los documentos que constituyen fuentes
de primera mano para descubrir la verdad y encontrar versiones, a veces
divergentes, sobre los acontecimientos. Son útiles las investigaciones
relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía y, en
general, para conocer los procesos sociales, políticos, científicos, tecnológicos
y culturales.
La larga historia de esfuerzo y lucha de
nuestros antepasados pueblollaneros se encuentra escrita y dispersa en viejos
infolios diseminados en varios archivos, entre ellos el Archivo Nacional de Bogotá, Colombia;
Archivo de Indias en Sevilla, España; Archivo de la Nación, Caracas; Archivo
General del Estado Mérida; Archivo Arquidiócesano de Mérida; Archivo del
Registro Municipal de Timotes; Archivo del Antiguo Juzgado del Municipio Pueblo
Llano; Archivo de la antigua Junta Comunal del Municipio, entre otros. Razón
por la cual, es de suma importancia que todo este bagaje documental (algunos de
ellos en copias, microfilm u otro dispositivo digital) repose en un sitio
adecuado dentro del municipio, administrado por un personal competente que permita
rescatar, conservar, ordenar y difundir para las generaciones presentes y
futuras este patrimonio que le pertenece a todos los pueblollaneros.
A partir de la presente Ordenanza el
Archivo General del Municipio Pueblo Llano se transformará en una importante
fuente de consulta para estudiantes e investigadores del Municipio y de otros
lugares que estén interesados en nuestra historia. La organización del mismo
generará y auspiciará exposiciones permanentes de documentos, libros,
fotografías, objetos arqueológicos, artesanales y otras actividades conexas con
el archivo; es decir que será una institución dinámica, plurifuncional y no un
cementerio de papeles.
CAPITULO
I
Disposiciones
Generales
Artículo
1. Se crea el Archivo General del
Municipio Pueblo Llano, estado Bolivariano de Mérida, el cual se regirá por la
presente Ordenanza, sus reglamentos y otras disposiciones que sean dictadas al
efecto.
Artículo
2. El Archivo General del Municipio Pueblo Llano tendrá como objetivo fundamental
el rescate, organización, conservación y salvaguarda del fondo documental
administrativo e histórico producidos y recibidos por las distintas dependencias
del Concejo Municipal y Alcaldía. Actuará, igualmente, como organismo
centralizador de fondos documentales históricos de otras instituciones públicas
y privadas del municipio.
Artículo
3. El Archivo General podrá recibir en guarda y custodia, mediante convenios y
sin menoscabo de su propiedad, documentos sin vigencia administrativa de
organismos públicos locales, estadales y nacionales con sede en la jurisdicción
del Municipio Pueblo Llano, de organismos privados o de particulares, que por
voluntad propia consideren pertinente entregar al Archivo, documentación en
guarda y custodia o por vía de donación.
CAPITULO II
De las funciones del Archivo
Artículo
4. El Archivo General del Municipio Pueblo Llano tendrá como principales
funciones las siguientes:
1.- Diseñar
la política archivística del municipio.
2.- Localizar,
rescatar, organizar y conservar el patrimonio documental archivístico público
del Municipio Pueblo Llano y otros documentos que reciba por convenios o en
guarda y custodia.
3.- Asesorar a la administración pública en
general en la producción y gestión documental, así como promover la
organización técnica de sus fondos documentales.
4.- Asesorar,
a solicitud de parte, a organismos no gubernamentales y privados y a los
particulares en la organización y
conservación de sus fondos documentales.
5.- Concientizar
a la comunidad de Pueblo Llano acerca de la necesidad de conservar el
Patrimonio Archivístico.
6.- Realizar
el censo-diagnóstico e inventario de los archivos y repositorios documentales
públicos del Municipio. Igualmente de los privados, previo acuerdo con los
respectivos propietarios.
7.- Realizar
un inventario de documentación referida a la historia del Municipio Pueblo
Llano en archivos regionales, nacionales y extranjeros, a los fines de su
reproducción o transcripción para ser incorporados al Archivo General del
Municipio Pueblo Llano.
8.- Celebrar
convenios con organismos públicos o privados, municipales, estadales,
nacionales o internacionales, con el fin de promover la modernización y
ampliación del Archivo General del Municipio, de sus recursos y servicios.
9.- Promover
cursos y talleres de capacitación archivística para la formación de recursos
humanos encargados de custodiar el patrimonio archivístico del municipio.
10.-
Velar por el estricto cumplimiento del ordenamiento legal en materia de
archivos.
11.-
Incrementar sus fondos mediante el
ingreso de documentación de interés para el Municipio, por cualquier medio
lícito.
12.-
Facilitar el desarrollo de proyectos de investigación en el campo de las
ciencias sociales, particularmente en la historia local o regional.
13.-
Promover visitas guiadas para estudiantes de las diferentes instituciones
educativas del municipio con el propósito de dar a conocer y valorar nuestro
acervo documental.
14.-
Cualesquiera otras funciones que por vía reglamentaria le fueren asignadas.
CAPITULO
III
De la Organización del Archivo General
del Municipio Pueblo Llano
Artículo
5.- El Archivo estará adscrito a la Alcaldía del Municipio y tendrá rango de
Dirección.
Artículo
6.- El Archivo estará a cargo de un Director que será nombrado por el Alcalde
del Municipio Pueblo Llano y éste ocupará un cargo de libre nombramiento y remoción, cargo 99 de la Administración
Pública y contará con el personal que sea necesario para el cumplimiento de sus
actividades. El Director debe tener una formación en Archivística o
Archivología con conocimientos de Historia de Venezuela, historia local, con
credenciales de formación permanente en la materia y de reconocida solvencia
moral.
Artículo
7.- Son atribuciones del Director del Archivo General del Municipio Pueblo
Llano de acuerdo a la presente Ordenanza:
a) Ejercer
la dirección y representación legal del Archivo.
b) Planificar
las actividades del Archivo y formular
las políticas archivísticas del municipio.
c) Presentar
al Alcalde y a la Cámara Municipal el proyecto de presupuesto anual del
archivo.
d) Coordinar
y ejecutar las transferencias de documentos sin vigencia administrativa al
Archivo, así como velar por su conservación y custodia.
e) Presentar
al Alcalde el informe anual de actividades del Archivo.
f) Promover
relaciones con archivos afines nacionales e internacionales.
g) Dirigir
al personal adscrito al Archivo y cumplir con las disposiciones que en materia
de administración de personal establezcan las ordenanzas.
h) Fomentar
la investigación histórica local.
i) Crear
un departamento para la guarda y custodia de material fotográfico, mapas, banderas,
cintas magnetofónicas, acetatos y otros elementos que tengan que ver con la
memoria histórica del municipio.
j) Propiciar
la capacitación archivística del personal del Archivo y de otros organismos
públicos del municipio.
k) Autorizar
y certificar con su firma y sello las copias que se expidan de documentos que
reposan en el Archivo.
l) Coordinar
la publicación, distribución y salvaguarda de la Gaceta Municipal.
m) Formar
parte de la Comisión Municipal de Patrimonio Histórico-Cultural del Municipio
Pueblo Llano.
n) Las
demás que se le otorguen por otras disposiciones que dicte la Alcaldía del
Municipio Pueblo Llano.
Artículo
8.- Además del Director, el Archivo contará con el personal necesario para el
cumplimiento de sus objetivos, el cual será seleccionado por concurso de
credenciales y nombrado por el Alcalde.
CAPITULO
IV
Disposiciones
finales
Artículo
9.- Los documentos sin vigencia administrativa y los históricos que actualmente
se encuentran bajo custodia del Concejo Municipal, Alcaldía y otras
dependencias administrativas del municipio, pasarán a formar parte del Archivo General
del Municipio Pueblo Llano a partir de la promulgación de la presente Ordenanza.
Artículo
10.- Los organismos y dependencias de la Alcaldía y Concejo Municipal están
obligados a transferir periódicamente al Archivo General del Municipio la
documentación sin vigencia administrativa, de acuerdo con los reglamentos de
transferencia que al efecto se aprueben.
Parágrafo
Único: Los organismos y dependencias de la administración central, regional y
de la descentralizada con sede en la jurisdicción del Municipio, previos
convenios o acuerdos correspondientes, transferirán de igual manera al Archivo
General del Municipio, los documentos sin vigencia administrativa de
conformidad con las pautas convencionales y con los reglamentos que al efecto
aprueben los organismos propietarios de los documentos.
Artículo
11.- Queda prohibida la salida de documentos de la sede del Archivo General del
Municipio, excepto por razones de conservación o de exposición, previa opinión
del Director del Archivo y autorización expresa del Alcalde del Municipio.
Artículo
12.- Los funcionarios responsables de los archivos de oficinas de la
Administración Municipal deberán mantenerlos debidamente organizados y
custodiados, de conformidad con los reglamentos que regulen su funcionamiento y
al concluir su gestión, deberán entregarlos a sus sustitutos debidamente
inventariados.
Parágrafo Primero: El incumplimiento de esta obligación
dará lugar a las sanciones legales correspondientes.
Parágrafo
Segundo: El Director del Archivo General del Municipio deberá velar para que
esta disposición sea acogida voluntariamente en otras dependencias públicas que
funcionen en jurisdicción del Municipio Pueblo Llano.
Artículo
13.- El Director del Archivo General tendrá libre acceso a los archivos y
acervo documental del Municipio, a menos que haya un impedimento legal
transitorio que se lo impida.
Artículo
14.- Cualquier persona que dolosa o culposamente cause daños, sustraiga
documentos públicos o privados de los Archivos del Municipio será sancionada
con las normas penales, civiles o administrativas correspondientes.
Artículo
15.- El Archivo General del Municipio contará con los recursos necesarios para
su funcionamiento, tales como los aportes económicos anuales que se le asignen en la Ordenanza de Presupuesto de
Ingresos y Gastos del Municipio, los provenientes de organismos promotores de
la cultura y los derivados de donaciones y legados que se le otorguen.
Artículo
16.- La Alcaldía del Municipio proveerá al Archivo General de una sede provisional
adecuada, consistente de dos oficinas continuas en la segunda planta de la Casa
Municipal, que cumplan con todas las normas establecidas para la preservación
de documentos, además, de personal
idóneo y de presupuesto justo para su cabal funcionamiento.
Parágrafo
Único: La administración Municipal hará todas las gestiones pertinentes para
que el Archivo General del Municipio Pueblo Llano tenga al corto plazo una
edificación propia que reúna con todos los requisitos modernos para la
salvaguarda del patrimonio documental del municipio.
Artículo
17.- El Archivo General contará con un departamento especial donde se
resguarden documentos con soporte diferente al de papel como cintas, discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pinturas, dibujos, mapas, planos, croquis, entre otros, cuya importancia se
podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la
investigación y la comunidad en general.
Artículo
18.- La presente Ordenanza entrará en vigencia a partir de la fecha de su
publicación en la Gaceta Municipal.
Dada,
firmada, sellada y refrendada en el Salón donde celebra sus sesiones el Concejo
Municipal de Pueblo Llano del estado Bolivariano de Mérida, a los 26 días del
mes de Julio de 2016.
Años 205 de la Independencia, 156 de la
Federación y 17 de la Revolución.
Publíquese y Ejecútese
Reinaldo García
Presidente del Concejo
Municipal
Refrendado
Lcda.
Zulema K. Barrios
Secretaria
Municipal
En Pueblo Llano a los 26
días del mes Julio de 2016.
T.S.U.
Fredis Rondón Santiago
Alcalde
